Оптовая компания:
5 → 65 сервисов

Заставка

Двенадцать лет на рынке, большой склад, толковые люди. Но денег почему-то меньше, чем должно быть.

Проследим за одной заявкой: двести коробов анкеров.

Как было: один понедельник

Понедельник, девять утра, планёрка. Знакомо?

В 1С двести сорок, на полке шестьдесят. А закупщик уже заказал ещё триста.

Евгений: У нас есть двести коробов анкеров?

Палыч: Нет. Шестьдесят.

Дмитрий: По моему Excel их нет. Заказал ещё триста.

Светлана: Мне никто не сказал, что вчера отгрузили должнику!

Каждая бусина — заявка клиента. Часть теряется по пути, часть доходит с ошибкой.

Сколько именно — никто не знает.

Если хотя бы три фразы про вас, дальше будет полезно.

Этап 0. Один понедельник и три встречи

Директор хочет знать, сколько зарабатывает. Но ответить числом никто не может.

Аналитик не спрашивает про отчёты. Он садится рисовать процесс с теми, кто его делает.

Потом — неделя замера на бумажках и никаких наказаний за результат.

Впервые вместо ощущения — число: 7% заявок не становятся заказами вообще.

«Теряем ночью и в выходные» — не подтвердилось. Теряют в часы пик, пока менеджер на звонке.

А у вас? Сколько ваших заявок не стали заказами? Знаете число или ощущаете?

Этап 1. Заявка с владельцем и временем

Первая боль — заявки в личных телефонах.

Первое сопротивление: «мои клиенты — моя страховка».

Договорились: заявка живёт в общем номере, иначе её нет в бонусе. Звонки пока мимо очереди.

Евгений: Мои клиенты — моя страховка. Пишут мне на личный.

Ольга: А какой анкер он просил: десять на сто или на сто двадцать?

Андрей: Нет в системе — нет в бонусе. Заявка живёт в общем номере.

Евгений: Ладно. Но звонить мне всё равно будут.

Сначала правила, а не программа. Справочнику названий нужна хозяйка, иначе он загниёт за полгода.

Девять новых сервисов: очередь, справочник, ИИ-разбор заявок.

Ждали, что ИИ разберёт 80% заявок. Вышло 52%.

А потом он подставил не тот анкер, и менеджер подтвердил пачку, не вчитываясь.

А у вас? Если заявку подготовил автомат, кто и как её проверяет?

Этап 2. Товар без ячейки — не товар

Остатки в 1С сходятся с полкой «процентов на девяносто». То есть не сходятся.

Главная работа этапа — не сканеры, а разметка склада. Палыча не обошли, а сделали главным.

Потом сканер и ночная сверка: к утру видны расхождения, у каждого есть причина.

Думали: расхождения — воровство. Нет: 77% объясняет процесс. Искать надо дыры, а не виноватых.

Одиннадцать сервисов. Главный — «доступный остаток».

Этап 3. Деньги: лимит — правило, исключение — журнал

Остатки верные. Но кому мы отгружаем?

Финдиректор и коммерческий спорили. Договорились: правило одно, исключение быстрое и видно всем.

Напоминание за три дня, задача менеджеру на второй день просрочки, РОП и финдиректор — на седьмой.

ИИ прочитал в договоре «45 дней» как «4,5». В день срочной поставки отгрузка встала.

Теперь без подписи человека значения от ИИ не действуют.

Десять сервисов: лимиты как данные, блокировка, бот исключений.

А у вас? Что будет, если автомат ошибётся в условиях оплаты вашего крупнейшего клиента?

Этап 4. Закупки по расчёту, а не по ощущению

Пять закупщиков, пять Excel. Заказ готовят целый день.

Дефицит и неликвид живут на одном складе.

Пять закупщиков, пять Excel, и заказ поставщику — целый день работы.

Евгений: Опять нет на складе, а он просил вчера!

Палыч: Зато вот это лежит с позапрошлого года.

Дмитрий: Я чувствую, что надо брать. Заказ готовлю целый день.

Прайсы — в одну почту. Заказ утверждает человек, автомат только готовит черновик.

Черновик заказа считает система по продажам и срокам поставки. Заказ — около часа вместо дня.

Неликвид за полгода — с девяти процентов до шести.

Построили кабинет клиента: ждали 30% заказов, пришло 3%. Кабинет закрыли — и это нормально.

Одиннадцать сервисов: прайсы, история цен, упущенный спрос.

Этап 5. Порядок в собственных сервисах

Сервисов сорок шесть, держат их три человека. И однажды что-то сломалось.

Вторник, 03:10. Обновление 1С меняет формат обмена. Сервер жив, монитор спокоен.

Два дня заказы копятся. В четверг РОП спрашивает: почему так мало?

Триста заказов, сутки ручной работы.

После пожара — порядок: владелец, реестр, окно обновлений, дежурство.

Каждые десять минут по трубе идёт контрольный заказ — «канарейка». Проверяем не пульс, а смысл.

Обмен сломался снова. Через двенадцать минут бот уже разбудил дежурного.

Красным — ступица: от 1С зависят 18 сервисов. Теперь это записано.

А у вас? Узнаете ли вы за час, что обмен между системами остановился? Кто заметит первым: вы или клиент?

Этап 6. Слой решений

Данные надёжны. Наконец можно строить то, ради чего всё затевалось: решения.

Сначала договорились о главном: девять показателей, не больше. У каждого порог и действие.

Тринадцать новых — и один закрытый: кабинет клиента.

Утро директора: восемь показателей в порядке, один требует внимания.

Нажал — увидел причину. Десять минут, и решение принято.

Снова понедельник, девять утра. Тот же вопрос, что три года назад.

Ответ один у всех: у склада, в 1С, у закупок и у денег. Заявка дойдёт до оплаты.

Евгений: У нас есть двести коробов анкеров?

Палыч: Сто девяносто, ячейка А-03. В 1С столько же.

Дмитрий: Ещё десять придут в четверг, заказ уже ушёл.

Светлана: Клиент платит в срок. Отгружай.

Решения, которые занимали дни, занимают минуты.

А у вас? Сколько показателей на вашем главном экране? Кто хозяин каждого?

Итог

Серое — следующий круг: доставка, маркетплейсы, персонал. Там та же петля.

{hyp} гипотез, {hypNo} не подтвердились — и это нормальная работа.

Сколько ваших заявок не доходит до денег? Если ответ — «ну, одна-две», начинать стоит с этого.

Расскажите про свой процесс — разберём так же: с замера, а не с покупки системы.