Задачи · документы

Документы, договоры и закупки без ручной рутины

Договоры и коммерческие предложения собираются по шаблону из данных CRM, закрывающие документы в конце месяца готовятся сами, согласования и закупки идут по понятному маршруту. Человек проверяет и подписывает, а не перепечатывает.

Текст: Иван и Ольга

Р. 1 Автоматизация документооборота

Документы по шаблону

Если документ каждый раз отличается только реквизитами и суммами, его можно не набирать.

Рис. 1 — Бланк: из карточки сделки в готовый лист

Выберите документ: коммерческое предложение, договор, счёт, акт, накладная, УПД, доверенность или заявление на отпуск. Когда документ делают вручную, берут файл прошлого клиента и правят его; реквизиты, суммы и даты проверяет только глаз, и ошибка доходит до клиента: опечатка в ИНН, итог не равен позициям, подписант от прошлого клиента. Когда документ собирается по шаблону, реквизиты берутся из карточки сделки в CRM или из 1С, а перед отправкой «Корректор» проверяет ИНН по контрольной цифре, суммы, даты и обязательные поля и не пускает документ с ошибкой. Готовое ложится в папку клиента со ссылкой в CRM.

Какой документ собираете чаще

Допустить ошибку

—на один документ

0проверок до отправки

—вернулось с ошибкой

Ваши документы — отметьте, что собирается руками, соберём фразу для разговора

Иллюстрация: компании, реквизиты, суммы и реплики клиентов условные, время на документ прикидка, не смета. ИНН в примерах проходят проверку контрольной цифры, но принадлежат выдуманным компаниям. Отправку по ЭДО делает оператор ЭДО, мы готовим документ и передаём ему проверенным.

Обсудить мои документы

Документ собирается из данных, которые уже есть в карточке сделки: реквизиты, суммы, позиции. Перед отправкой проверка ловит опечатку в ИНН, расхождение сумм и пропущенную подпись — до клиента, а не после.

Так собираются КП, договоры, счета, акты, накладные, УПД, доверенности и заявления на отпуск.

продажи

КП и договоры

Из карточки клиента и сделки: реквизиты, позиции, цены, сроки. Менеджер нажимает кнопку и получает готовый файл.

конец месяца

Акты и счета

Закрывающие документы по всем клиентам за месяц собираются пакетом и уходят клиентам на почту.

порядок

Архив

Каждый документ сам ложится в папку клиента с понятным названием и ссылкой в CRM.

Р. 2 Конец месяца

Закрывающие — без аврала

Последние дни месяца перестают быть днями копирования реквизитов.

Рис. 2 — Конец месяца: пять лотков и семь конвертов

В конце месяца бухгалтер вручную собирает акты, счета-фактуры или УПД по каждому клиенту, отправляет их с личной почты и не знает, кто получил, а кто нет; часть пакетов возвращается с ошибками реквизитов, часть теряется, подписи собирают до пятого числа. Когда закрывающие собираются пакетом, в ночь на первое число документы по всем клиентам готовятся из данных за месяц, перед отправкой проверяются реквизиты и суммы, отправка идёт через оператора ЭДО или почту, а тем, кто не подписал, уходит напоминание. Видно, кому отправлено, кто подписал и что вернулось.

Что закрываете в конце месяца

Допустить сбой

0подписано к 5-му числу

0зависло или с ошибкой

0часов бухгалтера на пакет

Ваш конец месяца — отметьте, что закрываете, соберём фразу для разговора

Иллюстрация: клиенты, суммы, сроки и реплики условные, часы прикидка, не смета; на экране семь клиентов из десятков. Отправку и подпись по ЭДО обеспечивает оператор ЭДО, мы связываем его с вашими процессами.

Обсудить мой конец месяца

Руками: С 28-го акты собирают по одному, 31-го отправляют подряд без проверки, в начале месяца клиенты возвращают их с ошибками, и ещё неделю обзванивают молчащих.
Пакетом по шаблону: Ночью пакеты собираются по данным за месяц, реквизиты и суммы сверяются, утром всё уходит сразу, а молчащим приходит напоминание. К 3-му остаются только случаи, где нужно решение человека.

Подходит для актов, УПД, аренды, подписок, агентских отчётов, КС-2 и КС-3.

как сейчас

бухгалтер вручную собирает акты по каждому клиенту
ошибки в реквизитах находят клиенты
кто не получил документы — непонятно

после нас

пакет документов собирается сам из данных за месяц
проверка реквизитов до отправки
видно, кому отправлено и кто подписал

Р. 3 Согласования

Маршрут, а не пересылка

Заявка на оплату, договор, отпуск: у каждого вида — свой маршрут согласования по правилам.

Рис. 3 — Согласование: папка идёт по столам

У каждого вида согласования свой маршрут по правилам: заявка на оплату идёт к руководителю отдела и бухгалтеру, при сумме больше порога добавляется финансовый директор, при новом поставщике служба безопасности; договор с нестандартными условиями идёт к юристу; отпуск проходит руководителя, кадры и расчёт зарплаты. Когда согласование идёт в чате и почте, папка теряется, у отпускника лежит неделю, а версий документа несколько. Когда согласование идёт по маршруту, у каждого шага есть срок и напоминание, замещающий на время отпуска, а история хранит, кто, когда и что согласовал.

Что согласовываете

Книга правил · подвигайте параметры

Допустить сбой

0дней до решения

1версий документа

0согласований с датой и именем

Ваши согласования — отметьте, что идёт «в чате», соберём фразу для разговора

Иллюстрация: роли, пороги, сроки и реплики условные; у каждой компании свои правила, мы переносим ваши, а не придумываем свои. Дни до решения прикидка, не обещание.

Обсудить мои согласования

Сейчас документ ходит по чатам и почте: кто следующий, неясно, ответ теряется. По маршруту у каждого вида документа свой путь по записанным правилам: до какой суммы решает руководитель отдела, когда нужен директор, кто подписывает последним. Видно, на чьём столе документ сейчас.

Виды согласований: оплата счёта, договор, отпуск, скидка клиенту, закупка оборудования, командировка.

одна точка входа: форма или бот, а не «скинь в чат»
маршрут по правилам: сумма больше порога — к руководителю, договор — к юристу
напоминание, если согласование лежит дольше срока
история: кто, когда и что согласовал

Р. 4 Автоматизация закупок

Закупки по порядку

Для маленькой компании автоматизация закупок — это не тендерная площадка, а порядок от заявки до оплаты поставщику.

Рис. 4 — Закупка: замок с тремя ключами на оплате

Для маленькой компании автоматизация закупок это порядок от заявки до оплаты. Когда счёт оплачивают по звонку, платят за то, что не приехало, за выросшую цену и по дублям счетов. Когда закупка идёт по порядку, оплата не уходит, пока не сошлись три документа: заявка, приход (накладная, акт или отчёт) и счёт. Цена выше заявки больше чем на пять процентов, приход меньше счёта, позиция, которой нет в заявке, и повторный счёт останавливают платёж, а нужному человеку уходит задача.

Что закупаете

Заявка ·

позиция	кол-во	цена, ₽

Приход ·

позиция	кол-во	цена, ₽

Счёт ·

позиция	кол-во	цена, ₽

Допустить сбой

0ушло зря, ₽

0проверок до оплаты

0платежей проведено

Ваши закупки — отметьте, что платится по счёту без сверки, соберём фразу для разговора

Иллюстрация: поставщики, позиции, цены и реплики условные; допуск по цене 5% взят для примера, у вас свой. Сверку уже проведённых платежей по ночам делает «Сверщик» из раздела отчётов, а замок ставит платёж на паузу до оплаты.

Обсудить мои закупки

Платёж поставщику проходит, только когда совпали три документа: заявка на закупку, приход на склад и счёт поставщика — по позициям, количеству и цене. Расхождение видно до оплаты, а не после.

Сейчас часто платят по звонку или по счёту без сверки, и переплаты всплывают позже. Подходит для материалов, товара на перепродажу, услуг подрядчиков, оборудования, рекламы и хозяйственных нужд.

заявка

Кто что просит

Сотрудник оставляет заявку на закупку, она идёт по маршруту согласования.

остатки

Пора заказать

Если товар кончается, напоминание приходит до того, как он кончился.

оплата

Счёт и контроль

Счёт поставщика — в реестр на оплату, оплата — отметка в заявке, поставка — проверка по документам.

Электронный документооборот с контрагентами настраивают операторы ЭДО; мы связываем его с вашими процессами. Ориентиры цен — на странице цен.