Написать

Задачи · отчёты

Отчёты и дашборд руководителя: цифры к утру

Автоматизация отчётности: данные из CRM, учётной системы, таблиц и сервисов сводятся в один отчёт сами, каждый день. Руководитель открывает готовые цифры, а не просит сотрудника собрать их к обеду. Без дорогой BI-системы, если хватает таблицы.

Текст: Иван и Ольга

Рис. 1 — Дашборд директора и то, что под ним

Понедельник, 8:55. Директор открывает дашборд: восемь цифр, и к каждой есть вопрос.

Дашборд · неделя 42 · нажмите на любую плитку
    —возраст цифр на дашборде
    0часов в неделю уходит на сборку
    —цифр из восьми под вопросом

    На дашборде директора восемь цифр: выручка, долги клиентов, заявки, товар на исходе, цена заявки с рекламы, зависшие сделки, деньги на четыре недели вперёд и заказы под риском срыва.

    Как сейчас
    Данные от пятницы, свод собирают руками до обеда понедельника, выручка в CRM, 1С и банке разная — какую брать, неясно.
    Когда сводка собирается сама
    К 8 утра она в мессенджере, сверена с банком, а красным отмечено только то, что требует решения. На вопросы по цифрам отвечает ассистент.

    Хотите видеть цифры утром, а не к обеду? Расскажите, из каких систем собирается ваш отчёт, — покажем, что можно собирать само. Цифры на рисунке условные.

    Обсудить свой дашборд

    Р. 1 Автоматизация отчётности

    Какие отчёты собираются сами

    Любой отчёт, который сейчас собирают руками из нескольких мест по одному и тому же шаблону.

    Рис. 2 — Три системы, одна неделя: чья цифра правильная
    Какую сверку показать

    CRM

    0

    1С

    0

    Банк

    0

    Одни и те же операции лежат в трёх системах, и цифры расходятся. Сейчас сверяют руками, когда что-то не сошлось, и ищут расхождение на глаз. Робот сверяет каждую ночь: находит пары, а то, у чего пары нет, показывает человеку с подсказкой, откуда оно.

    Что сверяем чаще всего: выручку и оплаты, остатки на складе, рекламу и заявки, зарплату и табель, закупки и поставки, заказы и сроки.

    Цифры в ваших системах тоже расходятся? Назовите, что с чем не сходится, — настроим сверку, которая каждое утро говорит, где и почему. Операции на рисунке условные.

    Обсудить свою сверку

    как сейчас

    • полдня на сведение пяти вкладок в одну
    • цифры в CRM и в учёте расходятся, и непонятно, где правда
    • отчёт готов, когда решение уже приняли

    после нас

    • продажи, оплаты, остатки, заявки — в одной сводке к 9 утра
    • расхождения между системами ловятся автоматически
    • отчёт приходит сам: в почту, мессенджер или таблицу

    Р. 2 Дашборд руководителя

    На дашборде — 5–7 цифр

    Хороший дашборд отвечает на вопрос «всё ли в порядке и куда смотреть», а не показывает всё подряд.

    деньги

    Выручка и оплаты

    Сколько продали, сколько получили, кто должен. Сравнение с прошлой неделей и планом.

    поток

    Заявки и сделки

    Сколько пришло, сколько в работе, сколько зависло, конверсия по каналам.

    тревоги

    Что не так

    Отклонения, которые требуют внимания: заявка без ответа, просроченный платёж, кончается товар.

    Прежде чем рисовать дашборд, спрашиваем: кто на него посмотрит и что сделает, увидев плохую цифру. Если ответа нет, дашборд никто не откроет.

    Р. 3 BI-система или таблица

    Что выбрать

    BI-система — инструмент для анализа больших данных и красивых графиков. Маленькой компании она часто не нужна.

    Рис. 3 — Лестница отчётности: на какую ступень вам пора
    Сколько людей смотрят отчёты
    Сколько данных
    Кому какие разрезы нужны
    Как часто нужны свежие цифры

    ступень

    хватит, когда

    пора выше, когда

    1. Таблица с формулами — хватит, когда отчёты смотрят 1–3 человека, данных тысячи строк, а свежие цифры нужны раз в неделю.
    2. Таблица и сводка в мессенджере — когда цифры нужны каждое утро.
    3. Дашборд на облачной таблице — когда смотрят 4–10 человек и каждому нужны свои разрезы.
    4. BI-система — когда данных сотни тысяч строк и больше, людей больше десяти, а цифры нужны в течение дня.

    Сбор данных нужен на любой ступени, эту часть мы и делаем. Перейти выше потом несложно.

    Не уверены, какая ступень ваша? Расскажите, кто смотрит отчёты и как часто, — подскажем, чего хватит, и начнём со сбора данных. Ступень — ориентир, а не приговор.

    Обсудить свою ступень

    хватает таблицы

    • отчёт смотрят двое-трое
    • данных — тысячи строк, а не миллионы
    • важнее, чтобы цифры были к утру, чем чтобы графики крутились

    пора в BI

    • отчётов много, у разных людей разные разрезы
    • данных много, таблица тормозит
    • нужен доступ по ролям и история

    Если нужна BI, подберём российскую систему — аналог Power BI: некоторые бесплатны для небольших команд, а данные остаются в России. Сбор данных в неё — та же автоматизация. Деньги на ближайшие недели можно начать считать руками в нашем бесплатном платёжном календаре, а потом собирать его автоматически. Факт по месяцам и статьям — в таблице доходов и расходов.

    Р. 4 Вопросы и ответы

    Что обычно спрашивают

    Если вашего вопроса тут нет — напишите, ответим тем же языком.

    Цифры в системах не сходятся. С этим тоже поможете

    Да, обычно с этого и начинаем: находим, где данные расходятся и почему, договариваемся, какая система главная, и ставим проверку расхождений. Иначе автоматический отчёт будет быстро показывать неправду.

    Отчёт можно получать в мессенджер

    Да: короткая сводка утром в Telegram или MAX, а подробности — по ссылке на таблицу или дашборд.

    Чем заменить Power BI

    Сначала решите, нужна ли BI-система вообще: маленькой компании часто хватает таблицы с дашбордом и сводки в мессенджере. Если нужна, среди российских аналогов Power BI есть и облачные, и те, что ставятся на свой сервер, например Yandex DataLens, Visiology, Modus BI; у некоторых есть бесплатные варианты для небольших команд. Главное при переезде — не графики, а сбор данных: если он настроен автоматически, перенести отчёты в другую систему несложно. Цены и условия меняются, поэтому сверяем их под вашу задачу.

    Сколько стоит

    Зависит от числа систем и отчётов. Ориентиры — на странице цен, точную сумму называем после разбора, до оплаты.