Анализ процессов бизнеса

Услуги и работы под заказ: от первого сообщения клиента до денег на счёте и старта работ. Решения по шагам: робот — 5, ИИ — 1, договорённость — 2, человек — 1, убрать — 1.

1. Понять, что просят ИИ ИИ читает сообщение из любого канала, выделяет суть и заполняет карточку заявки. Менеджер сверяет за минуту.
2. Перенести в таблицу Робот Карточка создаётся сама, откуда бы ни пришла заявка. Повторные обращения склеиваются.
3. Уточнить задачу Человек Список вопросов подставляется под тип заявки, ответы падают в карточку, молчащему клиенту уходит напоминание. Разговор ведёт человек.
4. Посчитать и собрать КП Робот Один прайс, КП собирается из карточки по шаблону. Человек проверяет итог.
5. Согласовать у руководителя Договорённость Договориться: типовые условия и скидка до оговорённого предела идут без согласования, остальное уходит одним сообщением с кнопкой.
6. Переделать КП после правок Робот Правка вносится в карточку, КП пересобирается само. На согласование идёт только то, что вышло за предел.
7. Позвонить «подтвердить» Убрать Убрать. Письменного подтверждения достаточно.
8. Договор и счёт Робот Договор и счёт собираются из одной карточки, реквизиты проверяются до отправки.
9. Заметить оплату Робот Поступление само закрывает счёт и сообщает менеджеру и исполнителю.
10. Старт работ Договорённость Договориться о минимуме в карточке: что, для кого, к какому сроку. Тогда задача приходит исполнителю сама.

Товары и поставки: от сообщения покупателя до закрывающих документов и денег. Решения по шагам: робот — 6, ИИ — 2, договорённость — 1, человек — 1, убрать — 1.

1. Понять заказ ИИ ИИ раскладывает сообщение на позиции, находит прошлый заказ и предлагает черновик. Менеджер подтверждает.
2. Внести заказ в учёт Робот Заказ вносится один раз, дальше данные идут сами.
3. Позвонить «подтвердить» Убрать Убрать. Подтверждение по шаблону уходит само.
4. Проверить остаток Робот Остаток виден прямо в заказе, резерв ставится сам.
5. Согласовать скидку Договорённость Прописать лестницу скидок. Всё, что вне её, уходит руководителю одним сообщением с кнопкой.
6. Выставить счёт Робот Счёт собирается из заказа, бухгалтер проверяет исключения.
7. Собрать заказ Человек Лист сборки приходит на телефон склада сам, замену согласуют нажатием. Собирает человек.
8. Ответить «где мой заказ?» ИИ Помощник отвечает по статусу из учёта своими словами, всё необычное передаёт менеджеру.
9. Передать курьеру Робот Курьер получает заказ с адресом и временем одним сообщением.
10. Закрывающие документы Робот Формируются в момент отгрузки, бухгалтер проверяет.
11. Связать оплату с заказом Робот Платёж привязывается к заказу сам. Непонятное уходит человеку с подсказкой.

Деньги уходят наружу: от «закончилось» до оплаты поставщику. Решения по шагам: робот — 4, ИИ — 1, договорённость — 2, человек — 2, убрать — 1.

1. Заметить нехватку Договорённость Договориться о минимальном остатке и одной форме заявки: что, сколько, к какому сроку.
2. Запросить цены Робот Запрос уходит по списку поставщиков, молчащим приходит напоминание.
3. Свести ответы ИИ ИИ достаёт цены, сроки и условия из писем и PDF в одну таблицу.
4. Согласовать закупку Договорённость Установить лимит суммы: ниже — без согласования, выше — одним сообщением с кнопкой.
5. Оформить заказ Робот Заказ собирается из выбранного предложения и уходит поставщику письмом.
6. Дождаться подтверждения Робот Если подтверждения нет к сроку, закупщику приходит напоминание. Ответить должен сам поставщик, ускорить его нельзя.
7. Принять товар Человек Накладная сверяется с заказом сама, расхождение видно на приёмке. Принимает человек.
8. Искать, кто прав Робот Расхождение видно до оплаты и сразу уходит человеку с подсказкой, откуда оно.
9. Печатать заявку на оплату Убрать Убрать. Согласование остаётся в карточке закупки.
10. Оплатить Человек Платёж готовится, когда сошлись заказ, приход и счёт, и ждёт одного нажатия бухгалтера.

Деньги не пришли: от дня, когда прошёл срок оплаты, до денег на счёте. Решения по шагам: робот — 3, ИИ — 1, договорённость — 1, человек — 2, убрать — 1.

1. Найти просрочку Робот Просрочка появляется в списке в день срока.
2. Решить, кому напомнить Договорённость Лестница напоминаний: до срока — сообщение, через три дня — звонок менеджера, через десять — руководитель.
3. Написать напоминание ИИ ИИ готовит напоминание по истории клиента: вежливое первым, строже позже. Важным клиентам пишет человек.
4. Проверить, дошла ли оплата Робот Платёж сам находит свой счёт, а если не нашёл, предлагает варианты.
5. Договориться о сроке Человек Звонок остаётся менеджеру, перед ним в карточке история, сумма и прошлые обещания.
6. Вести свою таблицу долгов Убрать Убрать. Менеджер видит тот же список из учёта.
7. Решить об отгрузках Человек Раз в неделю сводка: кто просрочил и на сколько. Решение остаётся за руководителем.
8. Закрыть долг Робот Долг закрывается сам, в день поступления.

Раз в неделю: от выгрузок из систем до решения, которое по отчёту приняли. Решения по шагам: робот — 2, ИИ — 2, договорённость — 1, человек — 2, убрать — 1.

1. Выгрузить данные Робот Данные забираются по расписанию, до начала рабочего дня.
2. Свести в таблицу Робот Сводка собирается по записанным правилам.
3. Найти, где не сходится Человек Система показывает расхождения с причиной, аналитик выбирает верную цифру.
4. Графы, которые не читают Убрать Сверить с тем, на что руководитель реально смотрит, остальное убрать.
5. Написать пояснения ИИ ИИ пишет черновик пояснений к цифрам, аналитик правит и добавляет контекст.
6. Договориться о формате Договорённость Договориться о дне, виде и месте для вопросов.
7. Спросить у отчёта ИИ Помощник отвечает на типовые вопросы по цифрам отчёта и показывает, откуда число.
8. Принять решение Человек Решения по отчёту записываются со сроком и ответственным.

Клиент написал «не работает»: от первого сообщения до решённого вопроса. Решения по шагам: робот — 2, ИИ — 2, договорённость — 1, человек — 2, убрать — 1.

1. Понять обращение ИИ ИИ определяет тему и срочность, выделяет отдельные вопросы из одного сообщения.
2. Завести обращение Робот Обращение заводится само, с номером и сроком.
3. Ответить на типовой вопрос ИИ Помощник отвечает из базы знаний и честно передаёт человеку то, в чём не уверен.
4. Решить, чей это вопрос Договорённость Таблица «тема — ответственный — срок». Обращение сразу уходит нужному человеку.
5. Разобраться и решить Человек Специалист получает обращение с историей и сроком, решает сам.
6. Пересказать клиенту ответ Убрать Убрать. Ответ специалиста уходит клиенту после быстрой проверки.
7. Решить по претензии Человек Руководитель получает справку по клиенту и варианты решения.
8. Спросить «решили?» Робот Через сутки клиенту уходит вопрос, а «нет» снова открывает обращение.