В маленькой компании деньгами обычно управляют «по ощущениям»: на счёте есть, значит, всё нормально. Ощущения подводят в самый неудобный момент: когда пришла крупная оплата поставщику, а клиент ещё не заплатил. Таблица доходов и расходов нужна, чтобы увидеть это заранее, а не в день платежа.
Зачем нужна такая таблица
Таблица отвечает на три вопроса, которые владелец задаёт себе постоянно:
- Откуда приходят деньги. Какие клиенты и услуги дают основную часть выручки, а какие занимают много времени и почти ничего не приносят.
- Куда они уходят. Какие расходы растут быстрее, чем доходы, и какие можно сократить без потери результата.
- Сколько осталось. Какой остаток на конец месяца и что будет, если продажи просядут.
Из чего она состоит
Таблица очень простая. По горизонтали идут месяцы, по вертикали статьи: за что получили деньги и за что их потратили. В конце каждого месяца считаются итоги: сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось.
- Статьи доходов: оплаты клиентов по основным услугам, возвраты от поставщиков, прочие поступления.
- Статьи расходов: закупки, зарплата, аренда, реклама, налоги, подписки на сервисы, прочие траты.
- Остаток: сколько денег на начало месяца, чистое движение за месяц и сколько осталось на конец.
Таблица показывает движение денег, а не прибыль: деньги пришли — записали, ушли — записали.
Три вида деятельности
В полной версии отчёта о движении денег поступления и платежи делят на три группы. Для маленькой компании это полезно, потому что сразу видно, на что ушли деньги: на работу или на развитие.
- Текущая. Всё, что связано с основным делом: выручка от клиентов, закупки, зарплата, аренда, реклама.
- Инвестиционная. Покупка и продажа того, что работает дольше года: оборудование, помещение, автомобиль.
- Финансовая. Кредиты и займы, взносы владельцев и выплата дивидендов.
Если основной вид деятельности постоянно в минусе, а компания держится на кредитах, это тревожный сигнал, который без такого разделения легко пропустить.
Как вести, чтобы не бросить через месяц
- Раз в неделю, а не раз в месяц. Двадцать минут в пятницу легче, чем день в конце месяца с чеками и выписками.
- Статей немного. Десять–пятнадцать понятных статей лучше сорока подробных. Дробить можно позже.
- Источник один. Данные берём из выписки банка и кассы, а не по памяти.
- Один ответственный. Таблицу ведёт конкретный человек, иначе она через два месяца остаётся недозаполненной.
- План рядом с фактом. Колонка «ожидали» рядом с колонкой «получили» показывает, где реальность расходится с планом.
Типичные ошибки
- Путать деньги и прибыль. Клиент получил услугу, но ещё не заплатил: прибыль есть, денег нет. Таблица доходов и расходов смотрит на деньги.
- Смешивать личное и рабочее. Когда деньги владельца и компании в одной куче, таблица ничего не показывает.
- Не учитывать будущие платежи. Налоги, аренда и зарплата известны заранее: их нужно видеть вперёд, иначе они «внезапно» создают кассовый разрыв. Для этого есть платёжный календарь.
- Вести слишком подробно. Таблица на сто строк, которую никто не обновляет, хуже таблицы на пятнадцать, которую обновляют каждую пятницу.
Готовая таблица
Чтобы не собирать формулы с нуля, мы сделали бесплатную таблицу доходов и расходов: статьи по трём видам деятельности, месяцы, остатки, доли статей и скачивание в Excel с формулами. Она работает в браузере, данные никуда не уходят.
Когда пора автоматизировать
Пока таблицу обновляют руками раз в неделю, это нормально. Автоматизация нужна, когда на заполнение уходит несколько часов в неделю и появляются ошибки при переносе: банковские выписки, платежи из CRM, выставленные счета. Тогда данные можно подтягивать сами и собирать отчёт по расписанию. Как это выглядит — на странице про отчёты из нескольких систем. Но сначала стоит проверить, что вы действительно смотрите в эту таблицу и принимаете по ней решения: автоматизировать отчёт, на который никто не смотрит, незачем. Как посчитать цену ручной работы — в заметке.