Сколько вам стоит ручная работа

У ручной задачи есть две цены. Явная — это часы, которые на неё уходят. Скрытая — это то, что теряется, когда её сделали не вовремя, с ошибкой или забыли. Явную легко посчитать, скрытая обычно больше.

Явная цена

Берём одну повторяющуюся задачу и считаем:

Пример. Менеджер тратит по полчаса в день на перенос заявок из почты и мессенджеров в CRM. Это 2,5 часа в неделю. Час менеджера с налогами — около 700 ₽. Получается 2,5 × 700 × 52 ≈ 91 000 ₽ в год — только на копипаст.

Как посчитать стоимость часа сотрудника

Стоимость часа — это не оклад, делённый на 160. Чтобы цифра была честной:

• возьмите зарплату до вычета налога, с премиями в среднем за месяц;
• прибавьте страховые взносы, которые платит компания, — обычно это ещё около трети сверху;
• разделите на часы, которые человек реально работает в месяц: отпуска, больничные и праздники съедают часть рабочего времени.

Обычно выходит в полтора раза больше, чем кажется на первый взгляд. Если задачу делает руководитель или собственник, считайте его час по тому, сколько он приносит, когда занят своим делом, а не по зарплате.

Как честно замерить часы

«Минут десять в день» почти всегда оказывается сорока. Люди помнят само действие и забывают всё вокруг: найти письмо, открыть таблицу, уточнить у коллеги, исправить опечатку. Поэтому лучше замерить, чем спросить.

• Неделя наблюдения. Попросите сотрудника пять дней записывать, сколько раз и сколько минут уходит на задачу. Одной недели хватает, если задача не сезонная.
• Частота × длительность. Если записывать неудобно: сколько раз в неделю задача случается и сколько в среднем длится один раз, вместе с поиском и переключением.
• Все участники. Если в задаче три человека — менеджер вносит, бухгалтер проверяет, руководитель согласует, — считайте время каждого по его ставке.

Как разложить процесс на шаги, чтобы ничего не потерять, — в заметке как описать бизнес-процесс.

Скрытая цена

Её точно не посчитать, но можно прикинуть порядок. Вот что обычно в неё входит:

• Потерянные заявки. Заявка пришла вечером, менеджер уже не смотрит, утром про неё забыли — клиент ушёл к тем, кто ответил за пять минут. Оценка: сколько таких в месяц × средний чек × доля, которая стала бы покупкой. Где именно заявки теряются и как это закрыть.
• Ошибки и переделки. Не та цена в счёте, опечатка в адресе, задвоенный заказ. Оценка: сколько раз в месяц исправляли × сколько это заняло времени и денег.
• Деньги, которые пришли позже. Счёт выставили через три дня вместо сегодня, акт подписали через неделю — оплата сдвигается вместе с ними.
• Время руководителя на контроль. «Проверить, все ли внесли», «напомнить», «собрать цифры к планёрке» — это часы самого дорогого человека в компании.
• Зависимость от одного человека. Процесс держится на памяти сотрудника. Он в отпуске или уволился — всё встаёт, а новый человек учится месяц.

Если явная цена задачи — тысяча рублей в неделю, а одна потерянная заявка — пятьдесят тысяч, считать надо вторую.

Сравниваем с ценой автоматизации

Когда цена ручной работы известна, окупаемость считается так же просто:

Автоматизация одного процесса под ключ у нас стоит от 30 000 ₽, дальше она живёт почти бесплатно — сервер за несколько сотен рублей в месяц. В примере выше экономия около 7 600 ₽ в месяц, и сборка окупится примерно за четыре месяца только на явной цене. Скрытую цену автоматизация обычно убирает сразу, и считать её в окупаемость — уже бонус.

Если вы хотите, чтобы за автоматизацией кто-то следил и чинил её, прибавьте шефство — от 5 000 ₽ в месяц — к стоимости. Честный расчёт учитывает и это.

Когда автоматизация не окупится

• задача занимает меньше часа в неделю и ошибки в ней ничего не стоят;
• задача случается раз в квартал — проще оставить её человеку с инструкцией;
• процесс каждый раз идёт по-новому, и правила не записать;
• шаг вообще не нужен — тогда его лучше убрать, чем ускорять (где робот не нужен).

Если счёт не сходится, мы так и скажем. Посчитать вместе можно на бесплатном созвоне, а подробный расчёт по вашему процессу — схема, потери в рублях, смета — это разбор процесса.

Частые вопросы