У слова «аудит» плохая репутация: приходят консультанты, месяц задают вопросы, оставляют толстый отчёт, и он ложится в папку. Чтобы так не вышло, у аудита с самого начала должен быть вопрос, на который он отвечает. Например: почему заявки обрабатываются два дня, а не два часа, и что с этим сделать.
Когда аудит нужен, а когда нет
- Нужен, когда понятно, что болит, но не понятно почему: сделки срываются, отчёт собирают полдня, сотрудники заняты, а результата больше не становится.
- Нужен перед автоматизацией: иначе вы закрепите в программе процесс как есть, со всеми лишними шагами. Об этом отдельная заметка.
- Не нужен, когда задача ясна и мала: подключить форму сайта к таблице проще, чем изучать её неделю.
- Не поможет, если за результат процесса никто не отвечает. Аудит это покажет, но исправить это может только руководитель.
Аудит, анализ, реинжиниринг: в чём разница
Слова часто путают, а за ними разный объём работы:
- Анализ бизнес-процессов — разобрать один или несколько процессов: шаги, роли, время, потери. Это основа всего остального.
- Аудит — тот же анализ, но с оценкой: где процесс не дотягивает до того, каким должен быть, и что с этим делать по порядку.
- Реинжиниринг бизнес-процессов — перестройка процесса с нуля, а не починка. Нужен реже, чем кажется: в маленькой компании обычно хватает убрать лишние шаги и автоматизировать рутину.
Как проходит аудит процесса
Для небольшой компании и одного-двух процессов это занимает одну-две недели:
- 1. Разговор. С руководителем и с теми, кто делает работу руками. Регламент рассказывает, как должно быть; люди — как есть.
- 2. Схема «как есть». Шаги по порядку, кто их делает, что получает и отдаёт. Как описать процесс, если хотите начать сами.
- 3. Данные. Сколько заявок, документов, операций в месяц, сколько времени уходит на шаг, где лежат данные и в каком виде.
- 4. Карта потерь в рублях. Где работа ждёт, где возвращается на переделку, где её переносят руками из системы в систему. Каждое место — с оценкой, во что оно обходится.
- 5. «Как будет» и смета. Что убрать, что упростить, что автоматизировать и в каком порядке; сколько это стоит и когда окупится.
Аудит без расчёта в рублях — это мнение. С расчётом — основание для решения.
Что остаётся у вас после аудита
Условный пример результата для одного процесса «от заявки до оплаты»:
- схема «как есть» на одной странице, с отмеченными местами потерь;
- таблица потерь: шаг, что происходит, сколько времени или денег уходит в месяц, как это исправить;
- схема «как будет» и список изменений по порядку: что сделать без всякой автоматизации, а что автоматизировать;
- расчёт экономии и срока окупаемости для каждого изменения;
- смета и срок автоматизации, а также честный вывод, если автоматизировать нечего.
Всё это ваше: с результатом аудита можно идти к любому исполнителю или сделать изменения своими силами.
Сколько сэкономит автоматизация: считаем до вложений
Главная ценность разобранного процесса в том, что его можно посчитать. Пока процесс живёт в головах, «давайте автоматизируем» — ставка вслепую. Когда видно каждый шаг, сколько он занимает и кто его делает, становится понятно, что автоматизировать, сколько это сэкономит и когда вложения вернутся.
Условный пример. Менеджер тратит около 35 часов в месяц на перенос заявок в CRM и выставление счетов. После автоматизации остаётся проверка, часов пять. Сэкономлено 30 часов; час менеджера с налогами — 700 ₽. Это 21 000 ₽ в месяц, около 250 000 ₽ в год. Если сборка по смете стоит 60 000 ₽, она окупится примерно за три месяца, а дальше работает в плюс.
Часы — только видимая часть. Если в разборе видно, сколько заявок теряется или сколько ошибок приходится исправлять, это тоже переводим в рубли. А иногда расчёт показывает обратное: шаг занимает час в месяц, и автоматизировать его невыгодно. Это тоже экономия — на работе, которая бы не окупилась. Как посчитать цену ручной работы самому.
Автоматизировать выгодно процесс, который уже разобран: понятно, что менять, и заранее известно, сколько это принесёт.
Как оценить эффективность бизнес-процесса
Для маленькой компании хватает четырёх измерений. Их можно снять и без аудита, за неделю наблюдения:
- Время. Сколько всего проходит от начала до конца: от заявки до ответа, от заказа до отгрузки.
- Ожидание. Какая часть этого времени — простой: работа лежит и ждёт, пока кто-то освободится или вспомнит.
- Ошибки и возвраты. Как часто шаг переделывают, уточняют, исправляют.
- Стоимость. Часы людей на процесс в месяц, умноженные на стоимость часа. Подробнее о расчёте.
Обычно больше всего говорит доля ожидания: работы мало, а процесс идёт долго, потому что всё время чего-то ждёт. Эти же четыре цифры, снятые до и после изменений, показывают, сработала ли автоматизация.
Как подготовиться к аудиту за час
- Выбрать один процесс, который болит сильнее всего, и сформулировать, что в нём не так.
- Назвать человека, который делает этот процесс руками, и договориться о часе его времени.
- Собрать, через какие системы, таблицы и чаты процесс проходит.
- Прикинуть объёмы: сколько заявок, документов или операций в месяц.
- Решить, кто будет принимать решения по итогам.
Сколько стоит аудит бизнес-процессов
У нас это называется «Анализ процессов бизнеса»: схема «как есть» и «как будет», расчёт потерь в рублях, что автоматизировать первым, сколько это сэкономит и когда окупится, и смета. Анализ стоит меньше, чем автоматизация, которая не окупилась бы. Цена и срок указаны на странице цен, а если потом закажете у нас автоматизацию, стоимость разбора процесса засчитывается в неё. Как мы проводим разбор, показано на странице «Как работаем».