Владельцы маленьких компаний узнают о кассовом разрыве обычно в самый неудобный момент: пришла дата аренды или зарплаты, а на счёте меньше нужного. При этом прибыль в таблице может быть хорошей: клиентам отгрузили, счета выставили, но деньги ещё в пути. Прибыль и деньги на счёте — разные вещи, и разрыв живёт именно между ними.
Что такое кассовый разрыв
Это временная нехватка денег для обязательных платежей. Слово «временная» важно: через неделю клиент заплатит, и деньги появятся, но платить нужно сегодня. Разрыв бывает на день, на неделю, на месяц. Чем дольше и чаще он повторяется, тем больше он вредит: просрочки, штрафы, срочные кредиты под высокий процент, испорченные отношения с поставщиками.
Разрыв случается не оттого, что компания бедна, а оттого, что платежи и поступления не совпадают по времени.
Откуда он берётся
- Отсрочка клиентам. Вы отгрузили сегодня, а оплата придёт через две–четыре недели. Расходы на этот заказ уже понесены.
- Предоплата поставщикам. Платите вперёд, а продаёте потом. Чем длиннее цикл от закупки до оплаты клиентом, тем больше денег «заморожено».
- Крупные разовые платежи. Налоги, аренда на квартал, оборудование, сезонные закупки. Они известны заранее, но не видны, если смотреть только на остаток.
- Сезонность. Летом продаж больше, зимой меньше, а зарплата и аренда постоянны.
- Рост. Парадокс: чем быстрее растёт компания, тем больше денег уходит в запасы и в отсрочки клиентам, и разрыв может случиться именно на росте.
Три вопроса вперёд
Чтобы увидеть разрыв заранее, достаточно регулярно отвечать на три вопроса. Горизонт для маленькой компании — четыре–восемь недель.
- Что мы обязательно заплатим? Зарплата, аренда, налоги, платежи поставщикам, кредиты. Всё, что нельзя отложить без последствий.
- Что мы почти наверняка получим? Оплаты, по которым есть договорённость и дата. Не «хотели бы получить», а то, что клиент подтвердил.
- Что будет с остатком к каждой дате? Остаток на сегодня плюс поступления минус платежи, неделя за неделей. Где остаток уходит ниже нужного минимума, там и разрыв.
Платёжный календарь: простой способ
Именно для этого придумали платёжный календарь. Это таблица, где по датам или неделям записаны будущие платежи и поступления и считается остаток на конец каждого периода. Если остаток уходит ниже «неснижаемого», например ниже суммы двухнедельных обязательных расходов, календарь это показывает заранее.
Мы сделали бесплатный платёжный календарь: платежи с повторами, недели или дни, неснижаемый остаток и скачивание в Excel с формулами. Он работает в браузере и ничего не отправляет. Если нужна таблица доходов и расходов по месяцам, а не по неделям, — вот заметка про неё.
Что делать, если разрыв виден заранее
Преимущество раннего взгляда в том, что у вас есть время выбирать. Что можно сделать до того, как деньги закончатся:
- Договориться о сроках оплаты. Попросить клиента заплатить раньше или поставщика отсрочить платёж на неделю. Это работает, когда вы просите заранее и честно.
- Сдвинуть необязательное. Покупки, которые можно отложить без вреда, делаем после поступления денег.
- Разделить крупный платёж. Часть поставщиков соглашается на оплату частями, если спросить заранее.
- Ускорить входящие деньги. Напомнить о счетах, которые подходят к сроку; проверить, что клиентам действительно отправлены документы.
- Подготовить запас. Если разрыв повторяется, нужен не кредит «на пожар», а небольшой постоянный запас или заранее оговорённый лимит.
Частые ошибки
- Смотреть только остаток на сегодня. Он ничего не говорит о следующих неделях.
- Включать в поступления то, что «должно прийти». Если клиент дату не подтвердил, это надежда, а не план. Записывайте то, что подтверждено, а остальное отдельной строкой.
- Забывать о редких платежах. Налоги, страховки, годовые подписки. Их нужно вносить в календарь заранее, иначе они «внезапно» съедают остаток.
- Вести календарь раз в месяц. Горизонт в две–четыре недели обновляют каждую неделю, иначе он устаревает.
- Смешивать личные и рабочие деньги. Тогда ни остаток, ни календарь ничего не показывают.
Когда пора автоматизировать
Пока платежей мало, календарь удобно вести руками раз в неделю. Когда данных много и они лежат в разных местах — выписки банка, счета в учётной системе, оплаты в CRM, — переносить их вручную долго и появляются ошибки. Тогда календарь можно собирать из этих источников сам и присылать сводку «что будет с остатком в ближайшие недели» в понедельник утром. Так устроены отчёты из нескольких систем. Но сначала убедитесь, что вы действительно смотрите на такую сводку: автоматизировать нужно то, что вы будете использовать. Сколько стоит ручная работа с данными, можно прикинуть по простой формуле.