Частая ошибка — начинать со слов «давайте всё оцифруем». Это долго, дорого и обычно заканчивается тем, что новая система стоит наполовину настроенная, а работают всё так же в почте и таблицах.
Возьмите один процесс
Самый надоевший. Тот, про который в команде говорят «опять это делать». Разберите его, автоматизируйте, посмотрите на результат живьём. Дальше будет понятно, браться ли за следующий, и доверия к идее прибавится.
Как понять, что процесс подходит для начала
Хороший первый кандидат:
- делается часто — каждый день или каждую неделю;
- идёт по понятным правилам, а не «по ситуации»;
- отнимает заметное время или регулярно срывается;
- ошибка в нём дорого стоит — потерянный клиент, штраф, недовольный руководитель.
Плохой первый кандидат — редкий, требующий суждения человека, каждый раз немного другой. Такое тоже автоматизируется, но не первым.
Три процесса, с которых обычно начинают
- Заявки в одну точку. Всё, что приходит с сайта, из директа, по почте и по телефону, попадает в одно место, проверяется на дубль и назначается на человека.
- Напоминания и дежурства. График смен собирается сам с учётом отпусков, каждому уходит уведомление, никто не «забыл, что дежурит».
- Сводка к понедельнику. Отчёт по продажам или по задачам собирается ночью и лежит готовым к утру, без ручной сборки из пяти вкладок.
Что подготовить к разговору
- Опишите, как процесс идёт сейчас: кто, что и в какой момент делает руками.
- Прикиньте, сколько времени в неделю он отнимает.
- Соберите список систем, которые в нём участвуют, — CRM, почта, таблицы, мессенджеры.
Дальше уже наша работа: показать схему, назвать цену и собрать так, чтобы через три месяца не развалилось.